Die schrijft, die blijft: waarom schriftelijke vastlegging cruciaal blijft in de digitale wereld
04 oktober 2024
“Die schrijft, die blijft”, een uitdrukking die oorspronkelijk betekent dat wie goed boek houdt, zijn zaak kan overzien. Degene die niet goed boek houdt zal zijn zaak dus niet overeind houden. Waarschijnlijk stamt deze uitdrukking nog uit een tijd dat het leven relatief simpel was en er voor de slecht boekhoudende ondernemers nog geen ruime keuze aan accountantskantoren bestond. Gelukkig zijn de tijden veranderd.
Of de uitdrukking nog actueel is, in de huidige digitale wereld is nog maar de vraag. Voorstanders van (handmatig) schrijven wijzen er op dat schrijven goed zou zijn voor onze hersenen, de fijne motoriek, het geheugen, de emotie en het ruimtelijk inzicht worden er blijkbaar door geactiveerd. Je zou iedereen toch gewoon een ouderwetse vulpen gunnen in plaats van een computer.
De uitdrukking “die schrijft die blijft” zal ook onze wetgever bij het redigeren van artikel 247 uit boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in zijn achterhoofd hebben gehad. Genoemd artikel bevat het zogenaamde schriftelijkheidsvereiste. Dat houdt in dat alle rechtshandelingen tussen een besloten vennootschap en haar enig aandeelhouder waarbij de vennootschap wordt vertegenwoordigd door diezelfde aandeelhouder (met uitzondering van rechtshandelingen die tot de gewone bedrijfsuitoefening van de B.V. behoren) schriftelijk dienen te worden vastgelegd. Als je dat niet doet, loop je het risico dat de handeling wordt vernietigd en niet (in stand) blijft.
De gedachte die hier achter zit, is dat een aandeelhouder tevens bestuurder, handelingen kan verrichten waarbij hij zichzelf ten koste van schuldeisers bevoordeelt. De enige die de vernietiging kan inroepen is de vennootschap zelf. Nu zal dat niet snel gebeuren maar dat verandert als de vennootschap failliet gaat en er een curator in beeld komt. Als de rechtshandeling tussen de aandeelhouder/bestuurder en de vennootschap niet schriftelijk is vastgelegd kan de curator de vernietiging van de rechtshandeling inroepen. Dat betekent dat de rechtshandeling geacht wordt, nooit te hebben plaatsgevonden en dat de verrichtingen die over en weer op basis van de rechtshandeling hebben plaatsgevonden, moeten worden teruggedraaid.
Een voorbeeld ter verduidelijking: een vennootschap verkoopt de haar in eigendom toebehorende auto aan de aandeelhouder. Deze transactie is niet schriftelijk vastgelegd. De door de aandeelhouder/bestuurder verschuldigde koopprijs wordt verrekend met de vordering die de bestuurder/aandeelhouder nog heeft op de vennootschap. De vennootschap gaat 1,5 jaar later failliet. De curator vernietigt de koop wegens het ontbreken van een schriftelijke overeenkomst. De auto moet terug naar de failliete vennootschap en de aandeelhouder/bestuurder blijft met een oninbare vordering achter.