Een digitale vrijdagmiddagborrel, kan dat onbelast?

Niet lang na het uitbreken van het corona-virus is werkend Nederland op advies van de overheid, voor zover mogelijk, massaal thuis gaan werken. Voor wie dat niet dagelijkse kost is, was dat in het begin misschien even wennen. Na een paar maanden thuiswerken lijkt iedereen zijn draai wel een beetje gevonden te hebben. Maar wat voor (fiscale) invloed heeft dit thuiswerken eigenlijk? Mag je als werkgever onbelast kleine attenties sturen naar je werknemer? Heeft het thuiswerken invloed op de reiskostenvergoedingen die u verstrekt aan uw werknemers? Heeft u als werkgever verplichtingen ten aanzien van de werkplek thuis? Vragen die wellicht de afgelopen tijd bij u zijn opgekomen.

Corona-attenties

Sinds de corona-uitbraak hebben werkgevers verschillende dingen bedacht om hun werknemers een hart onder de riem te steken. Een reep chocolade, een fles wijn, een borrelplank voor de vrijdagmiddagborrel, allemaal thuisbezorgd om er samen het beste van te maken. De werkkostenregeling kent de regel dat dit soort attenties geen loon zijn wanneer de waarde hiervan
een bedrag van € 25 inclusief btw niet te boven gaan én een ander in deze situatie ook een attentie zou kunnen geven. Het is moeilijk te verdedigen dat je genoemde ‘corona-attenties’ ook ontvangt van een kennis of buurvrouw omdat je thuiswerkt. Wel is besloten om de vrije ruimte te verhogen van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom. Dit biedt ruimte om juist dit soort attenties onbelast aan uw werknemers te kunnen verstrekken.

Reiskostenvergoeding
Inherent aan het thuiswerken is het wegvallen van het woon-werkverkeer. Hoe zit het dan met de reiskostenvergoedingen aan uw werknemers? Blijft u deze doorbetalen? Zo ja, kan dat dan onbelast? Als werkgever mag u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan uw werknemer. Veel werkgevers betalen een vaste reiskostenvergoeding conform de wettelijke regeling welke is gebaseerd op 214 werkdagen per jaar (fulltime). Wanneer de werknemer op jaarbasis minder dan 128 dagen naar de vaste werkplek reist, moet de vergoeding worden aangepast. De kans is groot dat dit door corona het geval is. Dit acht de staatssecretaris ongewenst en heeft daarom dan ook goedgekeurd dat de wijziging in het reispatroon geen gevolgen heeft voor de onbelaste reiskostenvergoeding van de werknemer.

Thuiswerken
Tot slot de werkplek thuis. Allereerst kunt u zich afvragen of u wettelijke verplichtingen heeft ten aanzien van de werkplek thuis. Dit is meer een arbeidsrechtelijke vraag. Wanneer het thuiswerken een structurele zaak wordt, dat is het al snel onder deze omstandigheden, zal het antwoord daarop ja zijn. De fiscale wetgeving sluit hier vervolgens bij aan. Als werkgever kunt u in het geval van verplicht thuiswerken bijvoorbeeld een extra beeldscherm, ergonomische bureaustoel of bureau onbelast vergoeden/verstrekken of ter beschikking stellen mits deze middelen voldoen aan de eisen die de Arbowet stelt.

Tegelijkertijd brengt thuiswerken extra kosten met zich mee voor de werknemer. Denk aan meer elektriciteit, meer waterverbruik, koffie. Een vergoeding voor deze kosten is dan weer niet vrijgesteld, tenzij u hiervoor de vrije ruimte gebruikt.