3. Werkkostenregeling

De vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2022 weer beperkt. De vrije ruimte was in 2020 en 2021 verruimd vanwege de coronacrisis.

Werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets betekent dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Over bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar doet de fiscus niet moeilijk. Tot deze grens wordt er in beginsel van uitgegaan dat de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeelslid gebruikelijk zijn geweest.

Omvang vrije ruimte

De vrije ruimte bedraagt dit jaar 1,7% (2021: 3%) van de loonsom tot € 400.000. Over het meerdere is de vrije ruimte 1,18%.

Andere wijzigingen 2022

Binnen de werkkostenregeling zijn er verder weinig wijzigingen. In 2020 is de verklaring omtrent gedrag (VOG) als nieuwe gericht vrijgestelde vergoeding geïntroduceerd. Dit jaar is de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding nieuw en is de berekening van de vaste reiskostenvergoeding aangepast.

3.1 Concernregeling 2022

Als u meerdere bv’s heeft en de werkkostenregeling gebruikt, kunt u onder voorwaarden de concernregeling toepassen. Er is sprake van een concern voor de WKR als:

• Een werkgever een belang van ten minste 95% in een andere werkgever heeft.
• Een andere werkgever een belang van ten minste 95% in een werkgever heeft.
• Een derde een belang heeft van ten minste 95% in een werkgever en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.

Concernregeling

De concernregeling in de WKR betekent dat een concern de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar mag optellen. Pas als alle vergoedingen en verstrekkingen van het concern de totale vrije ruimte van het concern te boven gaan, moet er belasting worden betaald.

Let op!
De concernregeling is dus voordelig als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.

Nadeel voor concerns
Voor het concern in het geheel wordt de vrije ruimte bepaald op 1,7% (2021: 3%) van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,18% over het meerdere. U mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern.

Voorbeeld 2022
Een concern van vijf bv’s met ieder een loonsom van € 1.000.000 heeft in totaal een vrije ruimte van 1,7% x € 400.000 + 1,18% x € 4.600.000 = € 61.080. De vrije ruimte van iedere bv apart bedraagt 1,7% x € 400.000 + 1,18% x € 600.000 = € 13.880. Voor alle bv’s samen is de totale vrije ruimte zonder toepassing van de concernregeling dus 5 x € 13.880 = € 69.400, oftewel € 8.320 meer.

Tip!
Ga eerst na of de concernregeling nog wel voordelig voor u is. U hoeft dit pas uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2023 definitief te beslissen.

3.2 Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Vanwege corona wordt er veel thuisgewerkt. Per 2022 mag u uw werknemers hiervoor een onbelaste vergoeding geven. Daar staat tegenover dat de bestaande ruime vergoeding voor kosten van het woon-werkverkeer beperkt wordt.

Thuiswerkvergoeding € 2 per dag

Het bedrag dat u sinds 1 januari jongstleden aan thuiswerkers belastingvrij mag verstrekken, is € 2 per dag. Het bedrag is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op!
De vrijgestelde vergoeding van € 2 per dag is voor € 0,95 slechts beperkt aftrekbaar. Dit deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in beginsel voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in beginsel voor 73,5%.

Vaste thuiswerkvergoeding

U dient met uw werknemer afspraken te maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken zijn de basis voor de vaststelling van de door u onbelast te vergoeden reis- en thuiswerkkosten. Als u en uw werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kunt u op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten kan gegeven worden met toepassing van de zogenoemde 214-dagenregeling.

3.3 Reiskostenvergoeding

Anders dan in 2021 kunt u vanaf dit jaar uw werknemers enkel nog een reiskostenvergoeding geven voor de dagen dat zij daadwerkelijk naar een vaste werkplek reizen. Deze vergoeding kan gegeven worden op basis van de werkelijk gemaakte kilometers, maar ook kunt u een vaste vergoeding toekennen met toepassing van de 214-dagenregeling.

De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer bedraagt dit jaar nog € 0,19. Het plan is deze te verhogen naar € 0,21 cent in 2023 en vermoedelijk € 0,23 cent in 2024.

214-dagenregeling

De 214-dagenregeling is met ingang van dit jaar versoberd. Vanaf dit jaar dient een vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, herrekend te worden als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt.

Pas vergoedingen aan

Het is raadzaam tijdig met uw personeel of ondernemingsraad rond de tafel te gaan zitten om te kijken hoe de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding naar tevredenheid van alle partijen kunnen worden aangepast. Het voortzetten van de regeling voor vergoeding van reiskosten vanwege het woon-werkverkeer terwijl thuis wordt gewerkt, betekent dat deze kosten vanaf dit jaar belast zijn of aangewezen moeten worden als eindheffingsloon.

3.4 Arbovrijstelling

Door een aanpassing in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is de arbovrijstelling binnen de Werkkostenregeling (WKR) per 2022 versoberd. Arbovoorzieningen kunnen nog slechts vrijgesteld vergoed worden door werkgevers, voor zover de kosten direct samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Dit betekent dat werkgevers niet langer gebruik kunnen maken van de zogenaamde arbovrijstelling binnen de WKR voor zover de kosten van een voorziening onvoldoende verband houden met verplichte arbovoorzieningen. Tot 1 januari jl. was het wel mogelijk om de kosten van niet-verplichte arbovoorzieningen belastingvrij te verstrekken.

Een bureau, een bureaustoel en verlichting voor een werkkamer thuis mag u op grond van de arbovrijstelling ook in 2022 onbelast blijven vergoeden of verstrekken als:

• de arbovoorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbowet, én
• uw werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis, én
• uw werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die arbovoorzieningen, én
• de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Voldoet u aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat u deze voorzieningen belastingvrij aan uw werknemer kunt vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.

Tip!
Bij een arbovoorziening kunt u denken aan een bureaustoel, een bureau, een bureaulamp, een beeldscherm, maar ook bijvoorbeeld aan een koptelefoon. Een en ander uiteraard afhankelijk van de functie die uw werknemer uitoefent.

Luxere versie

Stel dat uw werknemer, om te voldoen aan de arbovoorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van € 100. De kosten hiervan kunt u dan onbelast aan uw werknemer vergoeden. Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan is de eerste € 100 nog steeds onbelast, omdat u daarmee aan uw arbovoorwaarden voldoet. Het restant (€ 150) valt echter niet onder de gerichte vrijstelling.

Tip!
Kiest u ervoor om uw werknemer te laten betalen uit zijn nettoloon voor het luxere deel van de arbovoorziening? Dan is dit niet in strijd met de voorwaarde dat de werknemer voor de arbovoorziening geen eigen bijdrage mag betalen. Op het arbodeel blijft dan dus de gerichte vrijstelling van toepassing.

Aanwijzen in de vrije ruimte

Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden. U kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang u nog voldoende vrije ruimte heeft, blijft ook het luxere deel dan onbelast.

Let op!
Blijkt aan het eind van 2022 dat u de vrije ruimte overschrijdt, dan betaalt u over de overschrijding 80% eindheffing.